תקריב (Zoom) אותי בבקשה - איך להנחות מרחוק ועדיין להרגיש קרוב

אורית זומר בליצר

מירב רוזנמן

תקציר

אי שם במרץ 2020, עם פרוץ הקורונה, הפציעה מציאות חדשה, שהעלתה סימני שאלה לגבי רוב תחומי החיים. אנשים, כמו גם ארגונים, מצאו עצמם עסוקים בשאלות של התאמה לאותה מציאות. השאלה בה היינו עסוקות היתה שאלת ההכשרות בצבא, ובתוכה שאלת היכולת לקיים תהליכי פיתוח מנהיגות בקבוצה במפגשים וירטואליים במסגרת הכשרות ממוסדות. למעשה, נשאלנו האם ניתן יהיה לפתוח קורס, שבו ציר פיתוח המנהיגות הוא ציר מרכזי, אם המשתתפים בו לא יוכלו להגיע פיזית. במילים אחרות, נשאלנו אם ניתן לפתח מנהיגות מרחוק. הרבה היה מונח על הכף. ידענו כי הכשרות כאלה מתקיימות בארגונים גלובאליים, ובמסגרות הכשרה בינ"ל, אבל לא ידענו האם ואיך זה יכול לעבוד בצה"ל. חשבנו שנכון לנסות וללמוד תוך כדי תנועה, ושמחיר הטעות יהיה נמוך מהמחיר המצטבר של מפקדים שלא יעברו תהליכים של פיתוח והתפתחות. מאז, התנסינו, כמו רבים אחרים מעמיתינו, בצורות שונות של הנחיה מרחוק- באמצעות הזום, ואף בשילוב שבין אנשים הנוכחים בחדר ובין אנשים הנמצאים בבידוד בביתם (מודל היברידי).

לאור הזמן שחלף מאז נכנס הזום לחיינו, עם החזרה לשגרה המוכרת, והשובע שצברו אנשים מריחוק וממפגשים המתקיימים בעיקר במרחב הווירטואלי, יש כיום העדפה ניכרת לקיים מפגשים פנים מול פנים ולהימנע מהנחיה בזום ככל שניתן. "זה לא אותו הדבר כשזה בזום", "אנשים צמאים למגע למפגש הממשי". רגע לפני שהנחיית סדנאות בזום הופכת לאפשרית רק בלית ברירה, אנחנו מבקשות להאיר את משמעויותיה השונות כך שתישאר אמצעי לפיתוח אנשים גם בימי שגרה. זאת משום היותה פלטפורמה נגישה ואולי אף מותאמת ללמידה מסוגים שונים. כך, יתאפשר להגדיל את הגמישות ואת מרחב הבחירה של המנחים באמצעים שהולמים ביותר את הקבוצה על משתתפיה.

האתגר המרכזי שליווה ומלווה אותנו מאז ההתנסות הראשונה ועד היום, הוא איך להבטיח את התנאים למצב בו "מנחים מרחוק, מרגישים קרוב". במאמר זה נבחן עם אילו הנחות התקפות להנחיה בחדר הממשי, ניתן להיכנס בשינוי קל גם למרחב הווירטואלי ומאילו מיתוסים על הנחיה מרחוק ניתן להיפרד.

חלק ראשון: מיתוסים לגבי הנחייה מרחוק - תובנות על תהליכים ותמות בקבוצה

1. בתהליך קבוצתי מרחוק אובד מידע רב בהשוואה לתהליך המתקיים פנים מול פנים עצם השימוש במילה "רחוק" מצביע על חוסר בנוכחות ממשית ולפיכך אולי גם חוסר של היבטים נוספים. ואכן, בהנחיה "מרחוק" ישנם מאפיינים חסרים כמו הנוכחות הפיזית הרב ממדית, היכולת ליצור קשר עין, היכולת של מנחה ללמוד על הקבוצה והמשתתפים בה גם באמצעות המקום במעגל בו אנשים בוחרים להתיישב, ל"דעת" מי יושב ליד מי כחלק מהבנת התהליך הקבוצתי- כל אלו אינם. חוסר זה מצריך עבודה של "השלמת החסר" במישורים הקוגניטיבי והרגשי. עם זאת, לצד המאפיינים החסרים, מזמן הזום מידע חדש, שאנו לא מורגלים בו, כמו השתקפות המשתתפים כולל ה"עצמי" על המסך, מרחב ה"צאט" שמאפשר עוד ערוץ תקשורת (ראשי או משני ונסתר) ונוכחות ה"חדרים" האישיים ברקע, אותם מביא כל משתתף לחדר. כל אלה מייצרים סטינג מעט אחר מזה המוכר, עשיר כשלעצמו במידע. כל אלו כאמור, אינם מתקיימים במפגש פנים אל פנים. הצורך להתייחס ולעבד מאפיינים אלו, תובע קשב רב מצד המשתתפים והמנחה. לא פלא, כי בספרות מתחילות להצטבר עדויות אודות עייפות הזום ( Zoom Fatigue ) (Robert Y,. (2020) &Fosslien et. al (2020)) . אם כך, בעוד רכיבים מסוימים נעלמים מן המפגש הקבוצתי הווירטואלי, ישנם אחרים המתווספים לו. לכן, אנו ממליצות להיכנס למפגש בהלך רוח (mindset) לא של מה שאובד בתהליך הווירטואלי אל מול הממשי, אלא המתייחס אליו כאל מרחב "אחר", בו לצד האובדן מתקיים גם עושר רב אותו ניתן לנצל לטובת הקבוצה- כלומר מ"מה אובד למה עובד". Robert Y,. (2020)

2. בתהליך קבוצתי וירטואלי אין מקום לשפת גוף בדומה לסעיף הקודם, לא מדובר באובדן אלא בשינוי. מניסיוננו, ניתן לשים לב לשפת גוף באופן הדורש מיקוד בהבעות פנים ובניואנסים כמו רכינה לקראת המחשב כמצביעה, למשל, על רצון לדבר או להשתתף בדיון. משתתף הבוחר להציג רק צד אחד של פניו, או למרות בקשה להפעיל מצלמה הוא מחשיך אותה, או נשאר לעמוד עם הגב למקור האור כך שפניו מוצללות ואינן נראות- כל אלו הן תצפיות שניתן לעבוד עימן. מומלץ לוודא כי הSetting ברור וכי אין מגבלה טכנית לפני שממהרים לתת פרשנות. לפיכך, בניגוד לכותרת, אנו טוענות כי יש יכולת להפיק מידע רב משפת הגוף ומהבחירות ההתנהגותיות של המשתתפים גם בתהליך קבוצתי וירטואלי.

3. לא ניתן לעשות עבודה אישית מעמיקה בקבוצה שאינה נפגשת פנים מול פנים בקבוצות הפרונטליות אנחנו לומדים כמנחים "לסמוך על התהליך", באים עם הנחת יסוד שקבוצה היא מקום שמזמן חוויות ויכולת להתבונן עליהן. במרחב הווירטואלי, המתפתח, קשה לבוא עם תחושה מבוססת שכזאת, אך לפחות מניסיוננו, פיתוח אישי מתאפשר גם במדיום זה כתלות בהשקעה אקטיבית רבה ביצירת אינטימיות. למשל, מומלץ לקיים פגישה מקדימה עם כל אחד מהמשתתפים, כדי למקד נושאים לעבודה אישית, להעמיק היכרות ולייצר חיבור למנחה ולהכשרה שתתחיל בקרוב. שיח אישי שכזה, המתרחש במרחב הוירטואלי, מלמד שאפשר לעסוק בתכנים אישיים במרחב זה. הגם שיש ערך רב לפגישה מקדימה בקבוצות הנפגשות פרונטלית, מתחדדת חשיבותה בהנחייה מרחוק. ביטוי נוסף לעבודה מכוונת של המנחה שתכליתה יצירת מרחב אינטימי לעבודה אישית, היא שימוש בשאלות "מעזות" יותר מהרגיל. למשל במקום מה נשמע או סבב היכרות, ניתן לחשוב על שאלות "מעזות" יותר כמו "שתפו בחוויה מתוך יומן קורונה (לו הייתם כותבים אחד כזה)", או "ערכו לנו סיור בחדר/משרד בו אתם נמצאים עתה" ועוד רבות וטובות אחרות, כתלות בנושא המפגש ומטרותיו. שאלות מסוג זה מאיצות לדידנו את ההכרות האישית ומצביעות על כיוון התהליך. גודל הקבוצה גם הוא משתנה קריטי ביכולתו להשפיע על האינטימיות הנוצרת. ככלל, גודל קבוצה אופטימלי בזום אינו יכול לעלות על גודל קבוצה שנפגשת פנים מול פנים. על מנת לייצר אינטימיות נמליץ על קבוצה קטנה יותר של 10-12 משתתפים. היות ששיח סימולטני כמעט ולא מתאפשר, ונדרש מרחב "נקי" עבור כל משתתף כדי לבטא עצמו, אנו חוששות כי מספר רב יותר של אנשים עלול לייצר לאות ויגיעה, שמקורה במאמץ של קשב. יתרה מזאת, עבודה ב"חדרים קטנים" (breakout rooms), גם בלי היכרות מוקדמת, וללא נוכחות של מנחה, מייצרת מעין מפלט מהמליאה הגדולה ומזמינה קירבה. החדרים מאפשרים לעבוד בקבוצות קטנות, להעלות את רמת המעורבות של המשתתפים, ומאפשרים מרחב אינטימי. למשל, במעבר לחדרים, המשתתפים, שלעיתים מושתקים במליאה, עוברים למצב של דיבור פעיל. פחות קל להיבלע, והאחריות על מעורבות המשתתפים עוברת באופן טבעי ובלתי מונחה אליהם עצמם. נוסף על המלצתנו לפתוח בשאלה המזמינה קרבה, אנו מציעות לייצר תיאום ציפיות טרום או עם פתיחת המפגש/ים לגבי המעורבות וההשתתפות בקבוצה. למשל: עובדים עם מצלמה פתוחה, משתדלים לעבוד ממרחב שקט ככל הניתן, משנים את השם בפרופיל לשם פרטי של המשתתף במפגש (ולא Admin או שם של בן משפחה…) ולא מקליטים את המפגש (בניגוד להרצאה, וובינר או ישיבה מקצועית שאפשר להשלים בדיעבד) מכיוון שהתהליך הקבוצתי קורה ב"כאן ועכשיו", ולא ניתן "להשלים" למשתתפים חסרים. כל אלה מוסיפים סעיפים חדשים ל"חוזה הקבוצתי" שנוצר בהתכנסותה של קבוצה, המותאמים למדיום הווירטואלי. לסיכום, נראה כי הנחייה מרחוק היא אכן מאתגרת יותר עבור המנחים בהיבטים של יצירת אווירה אינטימית, אמון וחיבור בין המשתתפים. המנחה מפנה קשב רב לסוגייה זאת תוך שהוא מכוון לשאלות והתנסויות המזמינות קרבה בין אנשים. יתכן כי תהליכים אלו ייקחו זמן רב יותר, בהשוואה למפגש פרונטלי, המאפשר מפגשים בלתי פורמאליים כל העת, ובכל זאת- יצירת אינטימיות אפשרית ומתרחשת גם בהנחיה מרחוק.

4. אין שיח חופשי בין המשתתפים המיתוס נכון. חלקית. האינטראקציה בין חברי הקבוצה לבין עצמם אומנם משתנה, אך לא אובדת. השוני ניכר בשיח פחות ספונטני והרבה יותר קשוב. כל משתתף מחכה לתום דבריו של הדובר, על מנת לשתף בשלו, בשל מגבלות הפלטפורמה עצמה. במצב בו כולם ב"השתק", נדרש לכאורה מאמץ רב יותר כדי לעבור מהשתקה לדיבור, כי "הנורמה" היא שמירה על שקט כדי לא לפגוע בקשב הקבוצתי. המנחה עשוי להידרש לעמדה המכילה את הקושי של משתתפים להביא עצמם לידי ביטוי ובו זמנית מעודדת באופן אקטיבי יותר את ההשתתפות. מי יודע, אולי הרווחנו כאן על הדרך מיומנות נדרשת, אך לא נלמדת דיה, של הקשבה האחד לשני.

5. המנחה מאבד את מקומו המובחן לסוגיה זו ניתן להתייחס בכמה מובנים:

   1. נפתח בתפיסת תפקידו של המנחה. כמי ש"מארח" את המפגש, בשפתו של הזום, שומר המנחה על תפקידו המסורתי כאחראי על הקבוצה- על הזמנים, על נגישות המרחב, על פרשנויות והתמודדות עם הפרות של כללי המסגרת.

   2. כוחו הטכנולוגי של המנחה (מארח המפגש) בפלטפורמה הווירטואלית גדול. הוא יכול להחליט מי נכנס ומי נשאר בחדר ההמתנה, להשתיק את המשתתפים, לחלק לחדרים ולהחזיר מן החדרים באופן ריכוזי מאוד, שרחוק מן האופן בו אנו עובדים בדרך כלל בסדנאות פנים מול פנים. כל מנחה יכול לבחור כמה כוח הוא משאיר בידיו וכמה הוא מבזר, בהתאם למשימה, לתהליך ולקבוצה.

   3. לאור אחריותו של המנחה על המרחב, כשם שבחדר הפיזי ידאג המנחה למספר הכיסאות ולסידורם, ללוח ולמיזוג- אנו ממליצות "להיכנס" אל החדר טרום המפגש ולארגנו. למשל, לבטל (או לא) את האפשרות של חדר המתנה, לבטל (או לא) את האפשרות של ההשתקה האוטומטית, לבדוק כי הקול והתמונה עובדים, להיערך לתקלות אפשריות ולהגיב אליהן מהר.

   4. השהייה במרחבים פיזיים אחרים מייצרת עיסוק של המנחה ואולי גם של המשתתפים בשאלה כמה הם בפנים (מעורבים מנטלית במפגש) וכמה בחוץ (נוכחים בגופם בלבד). לצד העבודה עם שאלה זו, מומלץ לייצר נוכחות אקטיבית של המשתתפים. פניה למשתתפים דוממים, שימוש בחלוקה לחדרים, שאלות, סקרים, לוח ואפילו התייחסות אל הצ'אט כחלק מהתהליך השלם הם רק חלק מהדרכים לגרום למשתתפים להיות מעורבים במתרחש.

   5. מגפת הקורונה יצרה הקשר מיוחד בו המנחה והמשתתפים חווים ביחד מציאות חדשה וכאוטית. "כשקיר נופל" קוראת פרופסור יולנדה גמפל (ד״ר רוט,2020) למצבים בהם אחד מקירות הקליניקה או המציאות 'נופלים' ונוצרת משוואת מציאות בין המטפל למטופל – שניהם תחת טילים, אזעקה והפעם מגפת הקורונה. גמפל טוענת כי בהקשר מיוחד זה שני הצדדים יודעים כי הם חשופים לאותה מציאות המשפיעה באופן מכריע על שניהם. במצבים כאלו, חדשים, כאוטיים וסימטריים, יש לשקול לעכב פרשנויות אודות התנהגות נצפית או נעדרת של המשתתפים וזאת על מנת שנצבור עדויות והבנות לגבי המצב.

במפגשים הקבוצתיים בזום, כמו במפגשים בחדר הממשי, מתקיימים תהליכים דינמיים שמקורם במפגש בין אובייקט לסובייקט. כמו בחדר הממשי, מקור האינדיקציה להתרחשותם אל אירועים אלו, נמצא קודם כל בתחושות של המנחה. מה אני מרגיש כעת במפגש עם משתתף כזה או אחר, או עם הקבוצה כשלם. עם זאת, היכולת להיעזר בתחושות אלה מוגבלת משני טעמים. הראשון, יתכן כי מנחה העסוק עדיין בתפעול הפונקציות השונות בזום והחזקת המפגש, יהיה פחות פנוי להקשיב פנימה ולהמשיג לעצמו את החוויה (העברה נגדית למשל). שנית, יש לנקוט בזהירות רבה יותר בהצעת פרשנויות כיוון שאין בידינו, עדיין, מספיק מידע אודות תהליכים סמויים וגלויים בקבוצות וירטואלית. ייתכן כי "קבוצות הן קבוצות הן קבוצות" (ועל כן מתנהלות באותו האופן) ויתכן כי קבוצות "הנפגשות" רק באופן וירטואלי והמשילות מעליהן את המפגש הממשי (ריח ומגע למשל) מייצרות תהליכים מודעים ולא מודעים אחרים מאלו בהם הורגלנו. לפיכך, נטען גם כאן, כי מקומו של המנחה לא מאבד ממובחנותו כי אם משנה צורתו.

אחרי שפרסנו את התפיסות והנחות היסוד ביחס להנחיה מרחוק, נשתף כעת בלמידות שלנו אודות היבטים טכניים חשובים של המפגש. הנחיה מרחוק הינה תובענית יותר ברמת ההיערכות וההחזקה הטכנית, והצלחתה תלויה במידה ניכרת בהיבטים אלה.

איך ניגשים למשימה - דגשים טכניים חשובים לניהול המפגש

הכנות לקראת המפגש:

1. כחלק מן ההכנות הלוגיסטיות, יש לחשוב על מה צריכים המפקד (קו-מנחה), המנחה והמשתתפים. סביר שבמפגש הכולל שימוש באמצעים כמו ב-Padlet (כלי דיגיטלי המאפשר הצגת מידע ושיתוף תכנים בדרך חזותית של לוח וירטואלי) וב- Mentimeter (כלי להפעלת הלומדים באמצעות שאלות וסקרים), יצטרכו המשתתפים להצטייד במחשב אישי ובטלפון נייד כדי שיוכלו לנווט בקלות בין המסך של הזום לאפליקציות. אנו ממליצות לשלוח מבעוד מועד הנחיות ביחס לציוד הנדרש בעת המפגש וכן לתנאים בהם כדאי לקיים אותו (מהבית, משרד, רכב).

2. בסביבת העבודה הצבאית, האינטרנט האזרחי אינו תמיד בנמצא. לפיכך, כחלק מההכנות שעל המשתתפים לערוך טרום המפגש, עליהם להפעיל נתב על-חוטי (hot spot) כדי להתחבר לרשת. לבסוף, כמו במפגשים המתקיימים פנים מול פנים, ואחת כמה וכמה אלו המתקיימים מרחוק (כשהמשתתפים נמצאים בבית או במשרד), יש לייצר מרחב שקט ושמור מהפרעות ככל הניתן, על מנת למנוע הסחות דעת ולאפשר השתתפות פעילה.

3. לאור השימוש בפלטפורמה חדשה (Zoom, Teams) אנו ממליצות לקיים לפחות חזרה גנרלית אחת של מובילי המפגש על מנת לוודא שהם שולטים בטכנולוגיה. כדאי לתרחש מקרים כמו נפילת הרשת, התנתקות המפגש או קשיים טכניים בהם עלולים להיתקל המשתתפים, על מנת להיטיב את המענה. בנוסף, אם משתמשים במספר פלטפורמות טכנולוגית (Padlet, Mentimeter וכו'), כדאי להתאמן על המעברים ביניהן. יומיים לפני ההתנסות הראשונה שלנו, זימנו מנחים למפגש הכנה שכלל את אותן פלטפורמות בשינוי שאלות ומטרות. תרגלנו את השימוש בטכנולוגיות השונות כדי להבין איפה נדרשים דיוקים והכנות נוספות. מפגש זה תרם לחוויית המסוגלות של צוות המנחים.

תפעול תוך כדי:

1. ככתוב, לדידנו עדיף לעבוד עם מחשב נייד/נייח בהשוואה לטלפון נייד בשל גודל המסך וחוסר היכולת לראות את כלל חברי הקבוצה. עם זאת, חלק מהאילוצים של תנאי העבודה בצבא הם עבודה ממחשב הצבאי שחסר מצלמה או רמקולים. אילוץ זה מצריך את המפקדים לעבוד עם מחשב וטלפון בו זמנית ולסנכרן בין תמונה לקול. המשמעות היא שעל המסך נראה שני ייצוגים (ריבועים) של אותו משתתף. יש לקחת זאת בחשבון בחלוקה לחדרים קטנים. כאשר החלוקה מתבצעת באופן אוטומטי (ולא ידני), מה שעשוי להראות כארבעה משתתפים יכול להתברר כשניים, במידה וצוותו אוטומטית המכשיר הסלולרי והמחשב לאותו החדר, כשני משתתפים שונים. פתרון טכני הוא Hide non video participants המאפשר תצוגה של ייצוגי וידאו ומסתיר את הייצוגים החסרים (קול בלבד).

2. אנו ממליצות לפתוח את המפגש ללא חדר המתנה. כך, יכול המנחה "לקבל את פני" המשתתפים, לשים לב לאופן שבו הם "נכנסים" לחדר הפגישה. כל אלו ושיחות חולין המתפתחות בזמן "ההתכנסות", מאפשרים את המפגש הבלתי פורמלי ואת זמן שיחות החולין שנגזל מן המשתתפים במעבר להשתתפות מרחוק. בנוסף, הכנסת מדורגת של משתתפים מחדר ההמתנה אל חדר המפגש עלולה לגזול מהמנחה זמן וקשב שהם, כאמור, משאבים יקרים ביותר בהנחיה מרחוק.

3. בפתיחת המפגש, ביציאה להפסקה כמו גם בחזרה ממנה, מומלץ לשתף בלו"ז המפגש. כלומר תחת ההנחה כי הקשב של המשתתפים מוסח בקלות, יש לסייע למקדו. בחידוד הסטינג ע"י חזרה על הלו"ז במעברים במפגש (יציאה וחזרה מהפסקות, למשל) תתאפשר חוויה של שליטה נתפסת גדולה יותר על הזמן והתמצאות בצפוי לקרות.

4. על מנת לראות את הקבוצה כולה, מומלץ לעבוד עם מצב בו ניתן לראות את כל חברי הקבוצה. בפלטפורמת Zoom למשל, יש אפשרויות תצוגה שונות. נעמוד לרגע על ההבדל שבין speaker view ו- gallery view. בראשון רואים בהגדלה את הדובר וארבעה פרצופים מוקטנים נוספים ובשני רואים את הקבוצה כולה. אנו טוענות, כי על מנת להנכיח את הקבוצה ואת האינטראקציה בין חבריה, יש להנחות את כל המשתתפים לצפות בפגישה באופן שמאפשר לראות את כולם כל העת. התמקדות רק בדובר ברגע נתון מקשה להבחין בתגובות בלתי מילוליות של המשתתפים, המספקות מידע חשוב על הדינמיקה המתרחשת.

5. במעבר לקבוצות קטנות באמצעות חלוקה לחדרים ניתן לקצוב מראש את זמן העבודה. מניסיוננו, על המנחה לשאול עצמו עד כמה גמיש המפגש יכול להיות כתלות במטרת המפגש. באם גמישות עשויה לקדם את המשימה, אנו ממליצות שלא להזין בתוכנה את משך העבודה בחדרים הקטנים מראש, כיוון שאז לא ניתן להאריך את השהות בחדרים והם נסגרים באופן אוטומטי. אם בכל זאת בחרתם באופציה של שהייה מוגבלת מראש בחדרים, יש להפעיל את טיימר של דקה אחרונה טרם החזרה למליאה. כך, מתאפשר למתארחים בחדר זה להתארגן טרום סגירת החדר.

על מנת להצליח לראות את כולם על המסך, המספר המקסימלי האפשרי בזום הוא 49 איש, אולם, כמו גם בקבוצות "רגילות"- המספר המיטבי של משתתפים בקבוצה נע בין 12-15. עם זאת, על המנחה לקחת בחשבון כי קבוצה וירטואלית אינה מתנהגת כמו קבוצה קטנה אלא יותר כמו כקבוצה גדולה כלומר כזו ש"שמספר חבריה גדול מספיק כך שלא ניתן יהיה להקיפם במבט אחד" (וינברג ושניידר, 2007) . כיוון שכך, קבוצה וירטואלית, גם אם ממדיה קטנים, עלולה לייצר תופעות דומות לאלו המתרחשות בקבוצה גדולה. קושי למצוא קול, פחד לתפוס מקום, ועיסוק בשאלות כמו "האם שומעים אותי?" האם אני ברורה?" (דורון, 2014) הן רק חלק מהתופעות בהן נתקלנו בהנחיה מרחוק. התבוננות על התנהגות המשתתפים בקבוצה דרך מושגים של גודל הקבוצה והשפעותיה על תחושת הנוחות והשייכות של הפרטים בה עשויים לתרום לאופן בו מפרשים המנחים את אשר הם רואים, מעבר לפרשנות של התנגדות או קריאת תיגר על הsetting.

כשהמציאות פוגשת את ההכנות והמנחה:

מה עושים כשמשתתפים לא עומדים בחוזה? דמיינו כי לאחר שפתחתם בחוזה קבוצתי והבהרתם כי השתתפות בסדנה אינה וובינר או הרצאה ולכן מחייבת נוכחות עם מצלמה פעילה, חלק מהמשתתפים מחשיכים מסך. מה הייתם עושים? מתעלמים? פונים שמית ומבקשים להפעיל את המצלמה? משתפים בפרשנות? מניסיוננו, בעוד האפשרות לפרש היא כמעט ברירת מחדל של המנחה, אנו מזמינות לתגובה זהירה יותר, בטח בשלבים הראשונים של היווסדות הקבוצה. זכור לנו מקרה בו משתתף פעיל מאוד בדרך כלל, נעלם לפרקים מן המסך. פניה דיסקרטית אליו בצ'אט אפשרה להבין כי אינו חש בטוב ולכן פוקד הרבה את השירותים. הפרשנות האוטומטית של חוסר מעורבות ואולי אף זלזול, התחלפה ברגע באמפתיה ודאגה. באותה נשימה, אין אנו מציעות לעקר את תפקיד המנחה כמי שמסייע לקבוצה ולמשתתפיה להבין משהו על עצמם ועל התהליך. אם אחד המשתתפים משתלט על השיח ומדבר בלי סוף, אם משתתפת מגיבה באופן כמעט קומפולסיבי אחרי כל בדל של אי הסכמה בקבוצה חשוב וכדאי למנחים לשקף, להתערב.

בחלוף הזמן, כשלמדנו לחיות לצד המגיפה, וסגרים הדוקים הוחלפו בשגרת חיסונים ובדיקות, מצאנו עצמנו מתמודדות עם סדנאות "היברידיות". זן חדש זה של סדנאות, אתגר שוב את הנחות היסוד ויכולות ההנחיה שלנו כאשר חלק מבעלי התפקידים נכחו בחדר הפיזי בעוד חלק, שנבצר מהם להגיע, נכחו בביתם והשתתפו בסדנה "מרחוק". בתחילה, היה זה העיסוק בהיבטים הטכניים שמשך את מרבית תשומת הלב. התארגנות של אמצעים טכניים לצד העיסוק במיקומם של המצלמה/מיקרופון/מסכים, היו הכרחיים על מנת לייצר חוויה מיטבית של נוכחות משותפת בה ניתן לראות ולשמוע את כלל המשתתפים. גם כאן, אנו ממליצות לעשות חזרה גנרלית ולוודא כי יחידת ההנחיה (מפקד.ת ומנחה) יתנסו, על מנת לאתר את המיקום בו הם והמשתתפים ישמעו ויראו באופן מיטבי. כאשר היבט זה מטופל דיו הנוכחות הפיזית השונה הופכת שולית. ולהיפך. בנוסף, ניתן לשקול נוכחות של מתאם (E-moderator) שתפקידו לעקוב אחרי הדוברים עם המצלמה ולעבוד עם שאלות העולות מן הצ'ט, במידה ומשתמשים בסקר או מפנים שאלה במליאה. על אף ההשקעה הגבוהה הנדרשת, ממחקר שנעשה לאחרונה באוניברסיטת קופנהגן, עולה כי לבעל תפקיד זה השפעה חיובית נכרת על אפקטיביות הלמידה מרחוק [1].

עם המענה הראשוני שלנו לסדנאות היברידיות, עלו גם היבטים מהותניים יותר כמו למשל, מהם הגיונות הפעולה בסדנה המעורבת? בעוד משכן של סדנאות פנים אל פנים עומד על יום מלא, וחלק מה"עבודה" מתקיימת גם בזמן הבלתי פורמאלי, סדנאות וירטואליות מזמינות עבודה קצבית יותר וקצרה יותר והן נטולות כמעט לחלוטין זמנים א-פורמאליים. אז איך מכריעים בסוגיית משך הסדנא? ניתן לענות על הצרכים השונים של המשתתפים באופן דיפרנציאלי.

להלן מספר דוגמאות:

1. נתחיל דווקא מהסוף. לא כל משתתף.ת מורחק צריך להשתתף בסדנה. עם המעבר לעבודה היברידית, הטשטשו הגבולות בין החיים לעבודה. אנשים חולים; נופשים; או בנסיעת עבודה, מצופים לקחת חלק בסדנה ולהתחבר מהיכן שלא יהיו. לעיתים, בהחלטה שרירותית על חובת השתתפות נפסיד את המשתתפים שנבצרותם אינה רק פיזית אלא מנטלית או רגשית. כך למשל, משתתפים חולים או מטפלים בבן משפחה חולה אינם יכולים באמת להיות נוכחים באופן מלא בסדנה ומצבם שונה ממי "שרק" נמצא בבידוד. לפיכך, אנו ממליצות לקיים תיאום ציפיות עם המשתתפים ה"רחוקים" טרם הסדנה. כדאי לדעת מדוע הם נבצרים, מה המגבלות שלהם, לאפשר להם היכרות מקדימה עם לוז הסדנה ובמידת האפשר להגמישו או לשנותו כך שיקל עליהם להשתתף.

2. על מנת לייצר מעורבות גבוהה של כלל המשתתפים בסדנה, אנו ממליצות לקצר את המשכים בהם הקבוצה עובדת במליאה ולעבור לעבודה בקבוצות קטנות. טכניקה זו מזמינה מעורבות גבוהה יותר של כלל המשתתפים ומסייעת להתגבר על הקשיים הטכנולוגים של השמע והתמונה. כאן ניתן לבחור מבין שתי דפ"אות אפשריות. באם מספר המשתתפים ה"רחוקים" גדול (גדול מ-3 ונמוך ממחצית הקבוצה), הם יכולים לעבוד כקבוצה קטנה בפני עצמה. באם מספרם קטן (נמוך מ-3) מומלץ לשלבם עם משתתפים בחדר. אם מספר המשתתפים ה"רחוקים" עולה על מחצית הצוות אנו ממליצות לקיים את המפגש כולו בווירטואל.

3. כדאי לשלוח מצגות, חומרים תיאורטיים וסרטים למשתתפים ה"רחוקים" מבעוד מועד ולאפשר להם להיעדר מחלקים אלו בסדנה ולצורכם באופן א-סנכרוני.

4. על מנת לחבר את המשתתפים ה"רחוקים" מומלץ לפנות אליהם באופן אקטיבי כאשר מתקיימת עבודה במליאה ואף לתת להם תפקידי הובלה בעבודה בקבוצות קטנות/סימולציות/ניתוחי מקרה.

סיכום

ישראל אלירז "אדם רואה": אָדָם רואֶה וּפִתְאום הוּא נוכָח לָדַעַת שֶהוּא רואֶה ומִתְבָּרֵר לו שֶכְּבָר זְמַן מָה הוּא עומֵד וְרואֶה וְכָל מַה שֶּהוּא רואֶה חַיָּב לְהֵרָאות מֵחָדָש יָבוא מַה שֶּיָּבוא

הנחיה מרחוק של תהליכי פיתוח מנהיגות אפשרית. היא דורשת הכנה ותכנון מדוקדק, ויש מספר תנאים שהבטחתם מגבירה את הסיכוי להצלחת המפגש. אחד המסרים שניסינו להעביר במסמך זה הוא שאמנם הפלטפורמה שונה, אך הרבה מהמוכר לנו ממשיך להתקיים בה, גם אם בתצורה מעט שונה. אנו מעודדות בחום להתנסות, לבצע בדיקות מקדימות כדי ללמוד, לדייק ובעיקר להרחיב את התפיסות והכלים שלנו, וכתוצאה מכך גם את ההתנסויות למפקדים איתם אנו עובדים.

[1] Surprising results in study comparing online to in-person student engagement (2021), University of Copenhagen. Available at: https://www-thebrighterside-news.cdn.ampproject.org/c/s/www.thebrighterside.news/amp/surprising-results-in-study-comparing-online-to-in-person-student-engagement

מקורות

וינברג, ח. ושניידר, ס, (2007). הקבוצה הגדולה: מבנה, מטרות, תהליכים אופייניים ודינמיקה. מקבץ.12(1).

דורון י, (2014). קבוצה גדולה מתחפשת לקבוצה קטנה: הופעת הלא מודע החברתי ברשת, מקבץ: כתב העת הישראלי להנחיה ולטיפול קבוצתי, גיליון מיוחד: קבוצות במרחב הוירטואלי, 65-76.

ד״ר רוט, (2020). העברה בימי הקורונה, בטיפולנט הקהילה המקצועית. נמצא ב:

https://www.betipulnet.co.il/particles/%D7%94%D7%A2%D7%91%D7%A8%D7%94_%D7%91%D7%99%D7%9E%D7%99_%D7%A7%D7%95%D7%A8%D7%95%D7%A0%D7%94

Fosslien, L, West Duffy, M,. (2020). How to Combat Zoom Fatigue, Harvard Business Review. Available at: https://hbr.org/2020/04/how-to-combat-zoom-fatigue

Robert Y,. (2020). Here’s Why You’re Feeling Zoom Fatigue, Forbes. Available at:

https://www.forbes.com/sites/yolarobert1/2020/04/30/heres-why-youre-feeling-zoom-fatigue/?sh=c50c0032ac69

Surprising results in study comparing online to in-person student engagement (2021), University of Copenhagen. Available at: https://www-thebrighterside-news.cdn.ampproject.org/c/s/www.thebrighterside.news/amp/surprising-results-in-study-comparing-online-to-in-person-student-engagement